Surface funciona con tu sistema clínico, con API o sin API

Todo prestador de salud en Chile cree que su sistema clínico lo descalifica. La ficha está a medias, el catálogo de prestaciones tiene tres versiones, la agenda vive en otro módulo y nadie tiene una API que ofrecer. Esa creencia es la razón número uno por la que una institución no llama.

Surface trabaja entre la indicación que un médico escribe y la hora que efectivamente ocurre. Para ocupar ese espacio necesitamos leer cuatro cosas de tu sistema. El resto es trabajo nuestro.

¿Qué necesita Surface de tu sistema, exactamente?

La lista honesta cabe en una línea. Si tu sistema puede producir estos cuatro campos, aunque salgan de una planilla que alguien exporta a mano un viernes por la tarde, Surface puede trabajar.

• Qué se indicó. El texto tal como quedó escrito en la ficha clínica, sin normalizar. Normalizarlo es nuestro trabajo.
• Para quién. Un identificador estable del paciente. El RUT sirve. Un ID interno también.
• Cuándo. La fecha de la consulta o de la indicación. Con eso calculamos urgencia y orden de la fila.
• Cómo llegar. Un teléfono móvil. Si además viene el correo, mejor.

Lo que no necesitamos, y conviene decirlo porque es exactamente lo que frena la conversación:

• Un catálogo de prestaciones limpio. El tuyo tiene duplicados y nombres distintos por centro. Todos los tienen.
• Códigos normalizados. Si vienen FONASA, CIE-10 o tu propia matriz interna, los usamos. Si no vienen, trabajamos con el texto.
• Que la ficha esté completa. Trabajamos con lo que hay y marcamos lo que falta.
• Acceso de escritura a tu agenda. Las primeras semanas el agendamiento puede hacerse a mano en tu propia interfaz, con tu propio usuario, igual que hoy.

¿Necesito una API?

No. Hay dos caminos y los dos son producto terminado.

La integración de verdad. Una conexión a tu sistema clínico, un extracto programado, lectura continua. Es el destino de casi todos los prestadores y es donde Surface rinde más: cobertura completa, sin ventanas ciegas, sin nadie exportando nada.

El CSV que tú controlas. Tú decides las columnas, los centros que entran, la ventana de fechas y la frecuencia. Si un martes quieres mandar la mitad de la base, mandas la mitad. Si quieres cortar el envío una semana, lo cortas sin llamar a nadie.

El segundo camino suele llegar antes al primer resultado, por una razón aburrida: no hace fila. Una integración pasa por el roadmap de TI, la ventana de despliegue, la revisión de seguridad y a veces por el proveedor del sistema, que cobra por el conector. Un reporte exportado no pasa por nada de eso.

Más de un comprador chileno nos ha pedido empezar exactamente así: sin integrar nada, descargando desde su propio sistema, hasta que los números justifiquen abrirle la ventana a TI.

Los dos caminos convergen. Lo habitual es partir por el extracto y migrar a la conexión cuando el resultado ya está sobre la mesa y TI tiene con qué justificar el proyecto.

¿Y si las indicaciones vienen en texto libre?

Vienen en texto libre. Casi siempre.

Un médico escribe “ECO abd + RUS”, o “RNM cerebro c/cte”, o “gastro” cuando quiere decir endoscopía digestiva alta. El sistema de agendamiento guarda un código de derivación que dice “resonancia” y pierde el resto: la lateralidad, los días de preparación y si lleva o no lleva contraste.

Ese detalle decide la hora. Una resonancia magnética con medio de contraste necesita otro cupo, otra preparación y a veces otro centro que la misma resonancia sin contraste. Si quien agenda no sabe cuál de las dos es, el paciente viaja, no se puede hacer el examen y se va.

El dato que resuelve la duda suele estar impreso en el papel que el paciente se llevó en la mano, y ese papel nunca entró al sistema.

• gastro, EDA, endoscopía alta: endoscopía digestiva alta.
• eco abd, ECO abdominal, ecografía de abdomen: ecotomografía abdominal.
• TAC, escáner, tomografía: tomografía computada.

Leer esa prosa es el trabajo. Surface toma el texto como está, lo resuelve contra el catálogo de prestaciones de tu institución, deduce lateralidad, contraste y días de preparación cuando el texto los menciona, y levanta el caso a tu equipo cuando no los menciona.

Cuando queda ambiguo, el agente pregunta: le pide al paciente que lea la orden que tiene en la mano. La lógica de esa decisión está publicada. El mapa de alias, examen por examen, vive en las guías de exámenes.

¿Funciona con TrakCare, Rayen, Masterkey o Epic?

Sí. Lo que determina el trabajo es la forma del extracto que tu sistema puede producir, mucho más que la marca que lleva ese sistema.

Hemos trabajado contra sistemas de cada forma: fichas hospitalarias de alta complejidad con módulo de agenda propio, registros clínicos de atención primaria, fichas de mutualidad de las que se extrae con un script y un diccionario de códigos, y suites internacionales con estándares de interoperabilidad publicados.

Cuando el estándar existe, lo usamos. HL7 FHIR define seis mecanismos de intercambio (API REST, mensajería, documentos, servicios, base de datos y suscripciones) y cualquiera de los seis produce lo que necesitamos.

Cuando no existe, el CSV es el estándar. Rayen Salud, por ejemplo, declara estar presente en más del 76% de los establecimientos de atención primaria del país. Si tu centro es uno de esos, la conversación empieza por qué reporte ya sabes exportar.

Hay una página por sistema, con lo que sabemos de cada uno: InterSystems TrakCare, Rayen Salud, Masterkey, Epic, y el índice completo.

Lo que no vas a leer en ninguna de esas páginas: que somos partner certificado de ese proveedor, ni que tenemos un conector suyo corriendo en producción. Cuando lo tengamos, lo diremos con nombre y fecha.

¿Necesitan acceso de escritura a mi ficha clínica?

No para partir. Leemos el extracto y agendamos en tu propia interfaz mientras la escritura no esté habilitada.

¿Sirve un Excel en vez de un CSV?

Sí. Sirve cualquier formato tabular estable: CSV, XLSX, JSON o una vista de base de datos. Lo que importa es que las columnas no cambien de nombre cada semana.

¿Con qué frecuencia hay que mandar el archivo?

Diario es lo habitual, porque la indicación se enfría rápido. Semanal funciona y se nota en el resultado.

¿Necesitan datos identificables del paciente?

Necesitamos un identificador y un teléfono. La anonimización ocurre dentro de tu institución y los agentes no ven la identidad del paciente.

¿Qué tiene que hacer tu equipo de TI?

Menos de lo que teme. En el camino del CSV, esta es la lista completa:

1. Decidir quién exporta y desde dónde. Suele ser alguien que ya corre ese reporte para otra cosa.
2. Acordar el formato una vez. Nosotros mandamos la especificación de columnas, ustedes dicen cuáles pueden entregar. Media hora.
3. Dejar el archivo en algún lado. Un SFTP, un bucket, una carpeta compartida. El que ya tengan.
4. Programar el envío a la hora que les acomode.
5. Pasar su propia revisión de seguridad y firmar el encargo de tratamiento.

Ninguno de esos pasos toca tu sistema clínico, despliega software dentro de tu red ni abre un proyecto en el portafolio de TI. El paso 5 es el que más demora, y depende de tu institución.

Hay algo más que tampoco le pedimos a tu equipo: operar Surface. Durante el arranque hacemos nosotros el trabajo de las ejecutivas, con los fundadores en la silla del operador. Así trabajamos.

¿Cuánto demora?

Tres semanas, contadas de verdad. Setup el día 1. En producción en una semana. Resultados de ahí en adelante.

La primera semana se va en tres cosas: cerrar el formato del extracto, registrar el número de WhatsApp bajo tu marca y cargar tus reglas de agendamiento. La segunda semana el agente ya le está escribiendo a pacientes.

El calendario día por día está publicado, y el denominador contra el que se mide el resultado se acuerda antes de empezar: cómo lo medimos.

¿Dónde viven los datos y de quién son?

Tuyos. El extracto es tuyo, las conversaciones son tuyas, y el número que ve el paciente lleva tu marca. Operamos como encargado de tratamiento: tu institución define los fines, nosotros ejecutamos según sus instrucciones, bajo la Ley 19.628.

Tus protocolos y tus reglas corren sobre Surface y se cumplen con 99,9999% de exactitud. Si tu política dice que no se escribe después de las 20:00, no se escribe después de las 20:00. Tu marca, tus datos desarrolla la parte legal y la de propiedad.

¿Y si mi sistema está más atrasado que el promedio?

Casi todos creen que el suyo lo está. Los sistemas clínicos chilenos son un archipiélago: una ficha por nivel de complejidad, una agenda por centro, un catálogo de prestaciones por unidad, y reglas de agendamiento que viven en la planilla personal de la ejecutiva que lleva ocho años ahí.

Ese desorden nos da trabajo, y el trabajo es nuestro. Lo único que bloquearía un proyecto es no tener forma de saber qué se indicó y a quién, y ese caso todavía no lo encontramos: si tu institución factura la prestación, en alguna parte quedó escrito que se indicó.